Prêt ou non, l'économie de la transformation numérique est là, et la convergence de la mobilité et du nuage a conduit à une explosion numérique. Maintenant que les utilisateurs ont un accès en ligne, à tout moment, en tout lieu et sur d'innombrables appareils, ils génèrent des montagnes de données.
En fait, les principaux analystes du marché IT, (IDC), prévoient que d'ici 2025, la Terre en créera 160 miliards de gigaoctets !
Ainsi, pour que les entreprises puissent être compétitives dans l'économie numérique d'aujourd'hui tout en assurant leur réussite à l'avenir, elles doivent exploiter et gérer efficacement les données, dès maintenant.
L'élimination des processus basés sur le papier est un bon début. La transformation numérique des entreprises, qui permet de rechercher, d'extraire et d'assembler facilement des informations ou des contenus, rend les processus plus simples à mettre en œuvre, plus rentables et très bénéfiques pour la productivité des employés comme pour l'expérience des clients.
Pour faire simple, la découpe numérique du papier consiste à le découper en déchets, pour une meilleure cohérence numérique.
Changement de mentalité : Transformation numérique et simplicité paperless
Cependant, la simplicité est souvent synonyme de moindre valeur. Ce sont souvent les fonctionnalités complexes qui attirent l'intérêt des PDG et les investissements. Mais en comprenant ce que les avantages de la transformation numérique et des stratégies de dématérialisation peuvent apporter aux personnes, aux processus et aux entreprises, nous ouvrons un nouveau monde de possibilités.
En outre, il ne s'agit pas de réingénierie. Chaque processus, chaque canal ou modèle unique dans votre entreprise peut être une étape numérique révolutionnaire. L'élimination de l'idée de frontières technologiques nous permet de réimaginer chaque aspect de la finalité et de la chaîne de création de valeur de l'entreprise.
En fait, la transition commence avec chacun d'entre nous, en tant que consommateurs et producteurs, dans chaque interaction que nous avons. En étant ouvert à la transformation numérique et à la simplicité du papier, nous débloquerons des possibilités de modèles commerciaux jusqu'alors invisibles.
En outre, avec l'émergence de technologies innovantes - telles que le développement cognitif/autonome, l'automatisation des processus robotiques (RPA), la collaboration virtuelle (AI/AR) et l'IdO - il est essentiel que les grandes organisations disposent de processus agiles et adaptatifs pour les clients de la prochaine génération. Et ce, que vos clients soient des entreprises ou des consommateurs individuels.
N'oubliez pas non plus que ce que les entreprises font de ces données est tout aussi important que le volume de celles-ci. Les entreprises doivent exploiter les informations pour améliorer l'expérience des clients, par exemple en utilisant le Customer Journey Mapping (CJM), pour améliorer la prise de décision au quotidien et pour innover en permanence.
Transformer numériquement le premier fournisseur mondial de gestion de données
L’entreprise Véritas a bénéficié de la transformation numérique et de la simplicité de la dématérialisation, pour une meilleure gestion des décisions.
Veritas était noyée sous les processus et la documentation et a dû faire face à d'énormes difficultés avec les parties prenantes de chacun de ses six sites d'assistance uniques parce qu'ils travaillaient chacun à partir de leurs propres "meilleures pratiques, qui étaient souvent en contradiction ou en conflit avec les autres sites d'assistance dans le monde. Il y avait également de multiples dépôts de processus et une mer de PDF.
Grâce à la solution Signavio, Veritas a pu fermer 8 de ses neufs entrepôts.
Le passage au numérique a changé tout le paysage de notre programme de certification. Transformation numérique et simplicité paperless
Les avantages commerciaux de la dématérialisation
La transformation numérique est la nouvelle réalité - elle se produit, que les entreprises s'en rendent compte ou non. Quel que soit le type d'entreprise, la nécessité de numériser les processus commerciaux de base est impérative pour rester compétitif.
Bien que l'élimination totale du papier ne soit pas réalisable pour toutes les entreprises, même une petite réduction peut entraîner des économies de coûts et une efficacité accrue. Peu importe que votre entreprise soit en phase de démarrage ou qu'elle ait développé des politiques et des procédures bien établies, il y a toujours des avantages à réduire l'utilisation du papier.
Voici cinq raisons pour lesquelles le fait de se passer de papier - ou du moins de le réduire - peut profiter aux entreprises de toutes tailles.
Amélioration de la productivité
La localisation et la compréhension rapides des informations peuvent améliorer l'efficacité et l'image professionnelle de votre entreprise. Passer du temps à chercher dans des piles de papier ralentit le temps de réponse à une époque où la plupart des réponses ne sont qu'à quelques touches. C’est dont témoigne par exemple, de nombreuses (petites) entreprises qui sont passées à la comptabilité en ligne, selon les dires de cet expert-comptable de Paris, qui a lancé l’une des premières prestations de comptabilité en ligne en 2009.
Réduire les coûts d'exploitation. Les coûts de stockage physique sont l'une des principales raisons de passer à la dématérialisation. Vous pouvez éliminer une considéra
Une collaboration plus facile
Le fait de passer à la dématérialisation accroît également votre capacité à collaborer en interne et en externe. Grâce aux capacités de signature ou de consentement en ligne, vous n'avez plus à attendre. Il vous suffit de cliquer et de passer à autre chose. Vous vous épargnez le temps et les frustrations de la paperasserie.
Ouverture de nouveaux marchés
Le Covid 19 a profondément modifié le rythme et les directions de la digitalisation de la société. Toutes les entreprises sont touchées à tous les niveaux. Cela intègre la distribution. Cela, des milliers d'entreprise l'ont compris. Prenons l'exemple d'Aviso, une entreprise orléanaises qui fabrique et commercialise des drapeaux, des bustes de Marianne, des cocardes tricolores, des mât porte drapeau, drapeaux publicitaires. Cette société s'est d'abord développée à partir de son site en interne dans les années 2000, puis est passé par une phase de croissance externe et la crise du covid 19 l'amène a concentrer ses moyens sur l'ecommerce. C'est l'histoire de nombreuses entreprises de cette génération.
Sécurité accrue
En passant à la dématérialisation, vous pouvez mieux respecter les nouvelles exigences en matière de conformité des données, comme le règlement général sur la protection des données (RGPD), en limitant l'accès à tout dossier à des utilisateurs spécifiques uniquement. Il est également possible de créer de multiples sauvegardes, sur site et hors site, tandis que la récupération et la protection des données sont considérablement améliorées.
Respect de l'environnement
Dans notre société soucieuse de l'écologie, il est essentiel de prendre en compte les implications commerciales de votre impact sur l'environnement. La suppression du papier réduit considérablement la consommation de ressources précieuses de votre organisation. Cela renforce également votre statut écologique auprès du public et des clients.
Transformation numérique et simplicité paperless
La simplicité est la nouvelle nuance de noir super-chic quand il s'agit de technologie et de travail. Les goulets d'étranglement, l'organisation/réorganisation et la recherche sont beaucoup plus faciles lorsque vous disposez de documents numériques. La recherche par mot-clé et l'utilisation de métadonnées sur un outil intranet ou un système de gestion vous permet de trouver n'importe quoi, presque instantanément par rapport au tri de la paperasse.
Mais les cinq principales raisons de passer au numérique ne sont qu'un début. Avec le bon système de gestion des processus, la dématérialisation peut donner un coup de fouet à votre organisation. La gestion des processus peut améliorer la productivité, la collaboration et la sécurité, tout en réduisant les coûts et en simplifiant votre lourde charge de travail... tout en respectant l'environnement !
